Cara Membuat Mail Merge di Microsoft Word

Assalamu’alaikum Warrahmatullaahi Wabarakaatuh.

Salam semangat k_1-k_1 ku yang dirahmati Allah SWT. Aamiin. Saya disini akan membahas materi tentang bagaimana cara membuat mail merge didalam Microsoft Word?

K_1-k_1 mungkin lebih hebat yah bagaimana cara membuat mail merge didalam microsoft word yang baik dan benar. Sekilas saya bahas disini yah ;), mudah-mudahan bisa membantu kita semua. Aamiin

“Banyak kegagalan dalam hidup ini dikarenakan orang-orang tidak menyadari betapa dekatnya mereka dengan keberhasilan saat mereka menyerah”. (Thomas Alva Edison). Semoga bermanfaat k_1 ;)

MAIL MERGE

1.  PENGERTIAN MAIL MERGE

Mail merge atau surat masal adalah salah satu fasilitas di Ms. Word untuk mempermudah pengguna dalam melakukan pekerjaan dengan hanya membuat satu format surat namun dengan berbagai tujuan alamat dan nama yang berbeda.

2.  FUNGSI MAIL MERGE

Untuk mempermudah dan mempercepat suatu pekerjaan dalam membuat surat atau blangko formulir, cukup dengan mengetik daftar nama serta alamat yang dikehendaki maka nama atau alamat yang dibuat akan langsung bergabung atau merger dengan format surat tadi.

3.  LANGKAH-LANGKAH MEMBUAT MAIL

     MERGE

1)   Buat dokumen terlebih dahulu (bisa berupa surat atau dokumen

      yang lain)

 

Gambar 2.1 Contoh surat permohonan izin tempat

2)   Klik ikon Mailings > klik Start Mail Merge  >  Step by Step Mail Merge Wizard

 

Gambar 2.2 ribbon Mailings

3)   Kemudian akan muncul panel Mail Merge disebelah kanan jendela Word.

4)   Pada Select document type pilih Letters  >  klik Next pada bagian bawah untuk melanjutkan.

 

Gambar 2.3 Mail Merge - Document type

5)   Pilih Use the current document  >  klik Next

 

Gambar 2.4 Mail Merge ‑ Use the current document

6)   Pada pilihan select recipients, pilih Type a new list  > klik Create.

Gambar 2.5 Mail Merge Type a new list

7)    Akan muncul jendela New Address list. Untuk memudahkan
     pekerjaan kita nantinya sebaiknya kolom yang ada dihapus kemudian

      dibuat kolom isian yang baru sesuai dengan yang dibutuhkan, maka :

a.    Klik Customize columns

 

Gambar 2.6 Customize columns

b.    Pilih filed name > klik tombol delete, sampai semua nama kolom

      terhapus.

 

Gambar 2.7 Field Name

c.      Untuk membuat field name baru klik Add kemudian beri nama

       sesuai dengan kebutuhan (seperti Nama, NIM, jabatan, Alamat,

       dsb).

 

Gambar 2.8 Add Field

d.    Tambahkan beberapa filed sesuai dengan kebutuhan anda.

e.    Jika sudah cukup klik OK

 

        Gambar 2.9 Klik OK

f.     Muncul jendela New address list. Masukkan data-data yang

     dibutuhkan sampai selesai > klik OK

 

Gambar 2.10 New Address List

g.    Untuk menghapus entry klik pada entry yang mau dihapus  >  klik delete.  Dan untuk menambah entry baru klik pada new entry.

h.   Simpan pada folder dimana tempat dokumen tersimpan kemudian klik Save.

 

Gambar 2.11 Penyimpanan Data

i.  Muncul daftar list yang sudah siap untuk dimasukkan. Untuk memasukkan semua beri tanda centang pada kotak yang ada, atau bisa pilih sendiri sesuai kebutuhan daftar yang ada dengan menghilangkan tanda centang pada list tersebut.

 
Gambar 2.12 Mail Merge Recipients

8)     Klik Next : Write your letter untuk melajutkan

9)   Sampai disini kita akan memasukkan daftar field yang telah kita buat tadi untuk dimasukkan pada dokumen. Arahkan kursor pada tempat filed diletakkan.

 

Gambar 2.13 Daftar Field

10)   Pada pilihan write your letter, pilih More item

                      Gambar 2. 14 More Item

11)     Pada jendela yang muncul pilih nama filed sesuai dengan dokumen

          >  klik insert.

Gambar 2.15 Insert Merge Field

12)     Ulangi langkah diatas sampai data diisi dengan field yang sesuai.

          Sehingga tampilannya akan seperti dibawah ini :

 
     Gambar 2. 16 Pengulangan isi data

 

13)       Kemudian klik Next untuk melihat hasil merge data. Klik tanda

          panah kekanan atau kekiri pada preview your letters untuk melihat

          hasil.

 

Gambar 2.17 Mail Merge – Next

Gambar 2.18 Hasil Data

14)       Jika ada yang masih salah datanya bisa diubah datanya pada

           edit recipient list. Jika sudah cukup klik Next untuk complete the

           merger.

15)       Terdapat dua pada pilihan complete merger yaitu Print dan Edit individual letters. Jika pilih merger print, maka data merger akan langsung dicetak melalui printer. Jika dipilih Edit individual letters maka data akan ditampilkan pada beberapa halaman langsung di Ms Word. Silahkan pilih sesuai kebutuhan.

                    Gambar 2.19 Mail Merge – Print

Menjadi sesuatu karena melakukan sesuatu. Alhamdulillah materi ini sudah saya jelaskan, mudah-mudahan memberi kemashlahatan dalam setiap pekerjaan yang kita lakukan. Aamiin ;)

Jangan pernah merobohkan pagar tanpa mengetahui mengapa didirikan. Jangan pernah mengabaikan tuntunan kebaikan tanpa mengetahui keburukan yang kemudian anda dapat

Semoga bermanfaat k_1 ;) 

Sumber :

             http;//cara-membuat-mail-merge-di-ms-word-2007.html

             (01 Agustus 2012)